Dicas para ter uma reunião de trabalho produtiva

Ter uma reunião de trabalho produtiva é essencial para a tomada de decisões em uma empresa, no entanto, muitos colaboradores relatam que o tempo investido parece desproporcional aos resultados.

Dessa forma, para garantir que os encontros sejam eficientes, é preciso saber aplicar estratégias de condução e organização.

Portanto, para ter uma reunião de trabalho produtiva, confira as dicas a seguir e aprenda a aplicá-las na sua empresa!

Por que as empresas estabelecem reuniões?

As reuniões são de extrema importância para a comunicação e para o relacionamento interpessoal dentro das empresas.

Através delas, os colaboradores podem discutir e estudar melhorar os assuntos que fazem parte do interesse comum.

Assim, cada um pode trazer o seu ponto de vista para buscar uma solução. Diante disso, para que uma empresa seja dinâmica, é importante que as reuniões aconteçam.

Uma reunião de trabalho positiva é capaz de contribuir para o sucesso da empresa nos seguintes fatores:

• Criar sinergia na equipe;
• Criar estratégias;
• Definir metas;
• Manter todos informados a respeito das decisões;
• Alimentar informações sobre o negócio.

Vale ressaltar que as reuniões não devem ocorrer por tradição ou ritual nas empresas, nem apenas em caso de acontecimentos ruins, mas também para discutir o sucesso e os propósitos do negócio.

Para uma reunião de trabalho produtiva ainda são necessários foco, objetivos claros e atender a prioridades.

Elas não devem se tornar uma perda de tempo para a empresa e para o funcionário, pois assim se perde na produtividade.

Logo, a reunião deve ser utilizada com o propósito de ampliar e fortalecer a equipe e, como consequência, a empresa.

Dicas para uma reunião de trabalho produtiva

Diversos gestores se perguntam como ter uma reunião de trabalho produtiva que realmente traga resultados.

Os encontros improdutivos podem gerar diversos impactos negativados no cumprimento das metas da empresa, por isso, é importante ficar atento.

Para ter uma reunião produtiva, alguns passos são importantes, são eles:

1. A presença de um líder organizado

O primeiro passo para uma reunião de trabalho produtiva é a presença de um líder organizado que traga um tom positivo e produtivo, além de promover uma interação saudável entre a equipe.

Para isso, é necessário que o gestor se prepare para a reunião e tenha um objetivo claro e bem definido.

Ainda é necessário auxiliar o grupo a se manter focado no tema do encontro. Para isso, é importante fazer um breve planejamento da reunião, para estabelecer uma agenda para o encontro com as pautas que serão discutidas.

2. Liste os tópicos e mantenha o foco

Para uma reunião produtiva, é preciso que os participantes estejam devidamente preparados.

O líder, portanto, deve enviar para os membros a pauta do encontro, assim como os documentos de apoio necessários.

Com o roteiro dos tópicos a serem abordados, se tornará mais fácil conduzir os participantes a manter o foco no objetivo central da reunião.

3. Reunião de trabalho produtiva

Cada equipe de trabalho conta com personalidades distintas que agregarão nas reuniões.

Para engajar a participação de todos, inclua pautas que atendam a todas as equipes nos objetivos da reunião.

4. Crie um plano de ação

Para alcançar o comprometimento da equipe, pontue a reunião com itens de ação determinados.

Dê nome para a ação e defina a pessoa que se comprometeu a realizar aquele item. Insira ainda data para execução da tarefa e explique verbalmente no que consiste a conclusão da ação.

A importância das reuniões periódicas

1. Integração da equipe

As reuniões proporcionam um contato mais próximo da equipe em torno de um objetivo em comum.

A partir disso, todos poderão ter a oportunidade de se expressarem e serem ouvidos.

2. Desenvolvimento individual e da própria equipe

Uma reunião dinâmica e democrática, na qual todos os membros da equipe podem participar e opinar, pode ser bastante produtiva.

Além disso, isso proporciona que os funcionários apresentem experiências diferenciadas e relatem soluções para as mesmas.

Isso faz com que se estabeleça uma rica troca de conhecimento entre os colaboradores e a empresa.

• Veja também: 5 hacks poderosos para aumentar a produtividade no trabalho

3. Reunião de trabalho produtiva: Revelação de talentos

O colaborador, durante uma reunião de trabalho produtiva, pode ganhar espaço para apresentar sugestões e defender o seu ponto de vista.

Com isso, o gestor também será capaz de enxergar o potencial de um profissional que, devido à falta de oportunidade, nunca conseguiu demonstrar o seu real valor.

4. Resolução de pendências

Durante os encontros, é necessário que o líder reserve um espaço para as pendências que envolvam a função dos membros que compõem a equipe.

Esse é o momento de relembrar os prazos estabelecidos para a equipe sobre atividades específicas.

5. Reunião de trabalho produtiva: Proximidade da liderança

É fundamental que o gestor tenha um contato mais próximo com a sua equipe. Com isso, a reunião pode ser aproveitada para conhecer melhor os seus funcionários.

Assim, será possível ter contato com os seus comportamentos, habilidades, gostos, ideias e temperamentos.

6. Percepção do clima organizacional

Os encontros periódicos entre os líderes e os colaboradores são uma grande oportunidade de perceber como está o clima organizacional.

Através do convívio diário, o gestor pode ficar por dentro do comportamento de cada profissional.

7. Surgimento de ideias inovadoras

Durante as reuniões, os colaboradores também devem ter um espaço aberto para apresentar suas sugestões, esclarecimentos e questionamentos.

Diversas ideias boas e inovadoras que podem alterar a realidade da empresa surgem durante reuniões.

Nos encontros, podem surgir sugestões que aperfeiçoem não apenas o trabalho de uma determinada equipe, mas também ideias que podem a ser adotadas por outros setores.

Reunião de trabalho produtiva: Conclusão

A partir do que foi exposto anteriormente, conclui-se que uma reunião de trabalho produtiva não é somente necessária para se tomar decisões eficientes, mas ainda desempenha um papel importante na definição de metas e manutenção da equipe.

Ao ter um líder organizado, listar tópicos para serem discutidos no encontro, engajar os participantes e criar um plano de ação, é possível transformar encontros improdutivos em grandes oportunidades de desenvolvimento.

Durante as reuniões, ainda é possível alcançar a resolução de pendências e ter contato com o surgimento de novas ideias que podem agregar drasticamente ao negócio.