Reunión online: 4 consejos para hacerla más productiva

Con la pandemia, muchas empresas acabaron cambiando su formato de trabajo a remoto, lo que supone trabajar en oficina en casa, realizar reuniones online y no tener que desplazarse a una oficina física.

E incluso después de que el distanciamiento social se flexibilizara, muchas empresas continuaron con el modelo híbrido o de oficina en casa para garantizar una mejor productividad de sus empleados.

Pero estos formatos no son 100% productivos, muchas veces durante una reunión online, el empleado puede acabar distrayéndose con tantas otras cosas que suceden en casa y no prestando mucha atención a lo que se dice.

4 consejos para hacer tu reunión online más asertiva

Pensando en solucionar los problemas que puedan surgir, hemos reunido algunos consejos que te ayudarán a tener reuniones más productivas y que generen algún tipo de resultado.

1 – Orden del día de las reuniones

Independientemente del objetivo de tu reunión, necesitarás crear una agenda o guión para tener un mayor enfoque.

En este documento debes tener todos los temas que se deben tratar, con el objetivo de llegar a una resolución, planificar algo o reestructurar estrategias.

Si es posible, compártelo con los participantes de la reunión en línea antes de que comience, para que todos puedan prepararse, pensar qué decir y hacer sus preguntas.

2 – Horas de inicio y finalización

Establecer una hora de inicio y finalización para las reuniones en línea es una de las mejores cosas que puede hacer.

Porque así nadie se siente tentado a desviarse del tema, ya que tiene un horario que cumplir.

Exige que se respete el horario durante la reunión online, algunas empresas utilizan sistemas de recompensa para que sus empleados lleguen siempre a tiempo.

3 – Herramientas adecuadas

Todos podemos estar de acuerdo en que la herramienta afecta la productividad de una reunión, ¿verdad?

Al fin y al cabo no hay forma de realizar una reunión online en una videollamada de WhatsApp, aparte de los fallos que siempre ocurren, el vídeo y el audio no son buenos.

Entonces, si su empresa tiende a realizar muchas conferencias en línea, lo mejor sería invertir en una herramienta como zoom, Por el cual o Streamyard.

Pero si no es algo tan recurrente, pero aun así requiere cierta calidad, puedes optar por herramientas gratuitas como GoogleMeet, Discord y Zoom gratuito, que tiene varias limitaciones.

4 – Involucrar a todos los participantes

En ocasiones las personas pueden sentirse fuera de lugar o no participar lo suficiente en una reunión, por lo que terminan distrayéndose y no prestando atención a lo que realmente importa.

O cuando una persona ajena a la empresa participa en una reunión, siempre es necesario que involucres a todos en la toma de decisiones para que tengan un lugar donde hablar y no se distraigan del contenido.

Con estos consejos podrás transformar tu reunión online en un debate más productivo que involucre a todos los participantes.

De esta manera, todos pueden opinar, aportar soluciones creativas y efectivas a lo que está sucediendo y actuar para que las estrategias sean más asertivas.