Reuniones online: 4 consejos para hacerlas más productivas

Con la pandemia, muchas empresas terminaron cambiando su formato de trabajo a remoto, lo que significa trabajar en oficina en casa, realizar reuniones en línea y no tener que desplazarse a una oficina física.

E incluso después de que se haya relajado el distanciamiento social, muchas empresas continúan utilizando una oficina en casa o un modelo híbrido para garantizar una mayor productividad de sus empleados.

Pero estos formatos no son 100% productivos, muchas veces durante una reunión online el empleado puede terminar distraído con tantas otras cosas pasando en casa y no prestar mucha atención a lo que se está diciendo.

4 consejos para que tu reunión online sea más asertiva

Pensando en solucionar los problemas que se puedan presentar, hemos separado algunos consejos para que puedas tener reuniones más productivas que generen algún tipo de resultado.

1 – Orden del día de la reunión

Independientemente del objetivo de su reunión, necesitará crear una agenda o guión para garantizar un mayor enfoque.

En este documento debes tener todos los temas que deben abordarse, con el objetivo de llegar a una resolución, planificar algo o reestructurar estrategias.

Si es posible, comparta esto con los participantes de la reunión en línea antes de que comience, para que todos puedan prepararse, pensar qué decir y hacer preguntas.

2 – Hora de inicio y finalización

Establecer una hora de inicio y finalización para las reuniones en línea es una de las mejores cosas que puedes hacer.

Porque de esa manera nadie se ve tentado a desviarse del tema, ya que tiene un horario que cumplir.

Exigir que se respete el tiempo durante la reunión en línea. Algunas empresas utilizan sistemas de recompensa para que sus empleados lleguen siempre a tiempo.

3 – Herramientas adecuadas

Todos podemos estar de acuerdo en que la herramienta impacta la productividad de una reunión, ¿verdad?

Después de todo, no hay forma de realizar una reunión en línea en una videollamada de WhatsApp, aparte de las fallas que siempre ocurren, el video y el audio no son buenos.

Entonces, si tu empresa suele realizar muchas conferencias en línea, lo mejor sería invertir en una herramienta como Zoom, Por donde o Streamyard.

Pero si no es algo tan común, pero aún así requiere de cierto nivel de calidad, puedes optar por herramientas gratuitas como GoogleMeet, Discord y la gratuita Zoom, que tiene varias limitaciones.

4 – Involucrar a todos los participantes

A veces las personas pueden sentirse fuera de lugar o no participando lo suficiente en una reunión, por lo que terminan distrayéndose y no prestando atención a lo que realmente importa.

O cuando alguien de fuera de la empresa participa en una reunión, siempre es necesario involucrar a todos en el proceso de toma de decisiones para que tengan voz y no se distraigan del contenido.

Con estos consejos podrás transformar tu reunión online en un debate más productivo que involucre a todos los participantes.

De esta manera, todos pueden dar su opinión, aportar soluciones creativas y efectivas a lo que está sucediendo y actuar para hacer más asertivas las estrategias.