Come pianificare la settimana usando il metodo 1–3–5

Metodo 1–3–5: Pianificare la settimana in modo efficiente può fare la differenza tra raggiungere i propri obiettivi o perdersi in una valanga di impegni.

Nel mondo frenetico di oggi, in cui le esigenze personali e professionali competono costantemente per catturare la nostra attenzione, trovare un metodo che bilanci produttività e lucidità mentale è essenziale.

O Metodo 1–3–5 emerge come un approccio pratico, elegante e potente per organizzare le tue priorità, assicurandoti di non concentrarti su ciò che conta davvero.

In questo articolo esploreremo come applicare questo metodo in modo intelligente, con esempi pratici, una statistica sorprendente e un'analogia che ne illustra l'efficacia.

Inoltre, risponderemo alle domande più comuni, così potrai implementare il metodo con sicurezza.

Che cos'è il metodo 1–3–5?

O Metodo 1–3–5 è una strategia di produttività sviluppata da Chris Guillebeau, progettata per semplificare la pianificazione giornaliera e settimanale.

Il compito è semplice: ogni giornata deve essere strutturata con un compito principale, tre compiti secondari È cinque compiti più piccoli.

Questa posizione ti consente di concentrare le tue energie su ciò che ha più impatto, continuando a gestire piccole responsabilità senza sentirti sopraffatto.

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A differenza delle infinite liste di cose da fare, che spesso generano ansia, il metodo 1–3–5 impone un confine intenzionale, costringendoti a stabilire delle priorità.

Perché funziona?

Perché il metodo è in linea con il modo in cui il nostro cervello elabora le decisioni.

Gli studi di psicologia cognitiva suggeriscono che prendiamo decisioni migliori quando limitiamo le nostre scelte, un concetto noto come "vincolo di scelta".

Strutturando la giornata in 1-3-5 attività, riduci la paralisi da analisi e canalizzi le tue energie nel portare avanti concretamente i tuoi obiettivi.

Inoltre, il metodo è sufficientemente flessibile da adattarsi a diversi contesti, siano essi lavorativi, di studio o di vita personale.

Un altro punto di forza è la sua capacità di favorire l'equilibrio.

Invece di annegare in una lista di 20 cose da fare, stabilisci un obiettivo gestibile che rispetti le tue capacità mentali e fisiche.

Pertanto, il metodo 1–3–5 non è solo uno strumento di pianificazione, ma una filosofia di concentrazione e intenzionalità.

Come decideresti quali attività meritano il tuo tempo se sapessi di poterne scegliere solo nove al giorno?

Vantaggi del metodo 1–3–5 per la produttività

Adotta il Metodo 1–3–5 trasforma il modo in cui affronti le tue settimane. Innanzitutto, incoraggia la chiarificazione.

Definendo un compito principale, stabilisci una direzione per la giornata, qualcosa che, se portato a termine, ti farà già sentire che la giornata è valsa la pena.

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Ad esempio, un project manager potrebbe scegliere "finalizzare il report trimestrale" come compito principale, sapendo che ciò ha un impatto diretto sul successo del team.

Questa chiarezza riduce lo stress e aumenta il senso di realizzazione.

Inoltre, il metodo promuove la disciplina nella definizione delle priorità.

Una statistica della Harvard Business Review rivela che il 901% dei manager dedica tempo ad attività a basso impatto a causa della mancanza di una chiara definizione delle priorità.

Il metodo 1–3–5 contrasta questo problema imponendo un rigoroso triage: è necessario decidere cosa è essenziale e cosa può aspettare.

I tre compiti secondari, come rispondere a e-mail importanti o pianificare riunioni, completano il compito principale, mentre i cinque compiti più piccoli, come organizzare file o fare una rapida telefonata, ti mantengono concentrato senza distrarti.

Immagina il metodo 1–3–5 come un direttore d'orchestra che dirige un'orchestra.

Il compito principale è la melodia centrale, quelli secondari sono gli strumenti di supporto e quelli minori sono i dettagli che completano l'armonia.

Senza questa struttura, l'orchestra suona nel caos, mentre con essa ogni nota è al suo posto, creando una sinfonia produttiva.

In questo modo, il metodo non solo organizza la tua settimana, ma amplia anche la tua capacità di eseguirla con precisione.

Come implementare il metodo 1–3–5 nella pratica

Per iniziare a utilizzare il Metodo 1–3–5, il primo passo è quello di riservare del tempo all'inizio della settimana (idealmente la domenica sera o il lunedì mattina) per pianificare.

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Elenca tutti i compiti in sospeso e classificali in tre gruppi: principali, secondari e secondari.

Il compito principale dovrebbe essere qualcosa che, una volta completato, avrà il maggiore impatto sui tuoi obiettivi.

Ad esempio, se sei uno studente, il tuo compito principale potrebbe essere "scrivere la prima bozza della tesina".

I compiti secondari potrebbero includere "rivedere gli appunti per un test" o "fare ricerche su articoli accademici", mentre i compiti minori potrebbero includere "inviare e-mail all'insegnante" o "organizzare il materiale di studio".

Dopo aver definito i tuoi compiti, utilizza uno strumento di organizzazione, come un'app di produttività (Trello, Notion) o anche un quaderno.

Crea un grafico giornaliero per visualizzare le tue attività principali (1-3-5), in questo modo:

Giorno	Compito principale (1)	Compiti secondari (3)	Compiti minori (5)
Lunedi	Finalizzare il rapporto	Rivedi le email, Pianifica riunioni, Aggiorna fogli di calcolo	Archivia documenti, Chiama il cliente, Conferma programma, Rispondi messaggio, Organizza scrivania

Infine, alla fine della giornata, rivedi i tuoi progressi.

Cosa è stato completato?

Cosa deve essere spostato al giorno successivo?

Questa riflessione quotidiana non solo modifica la pianificazione, ma rafforza anche l'abitudine a stabilire le priorità.

Con il tempo, il metodo 1–3–5 diventerà una seconda natura e inizierai a filtrare automaticamente ciò che merita la tua attenzione.

Esempi pratici del metodo 1–3–5

Esempio 1: Pianificazione per un libero professionista

Carla, graphic designer freelance, utilizza il Metodo 1–3–5 per bilanciare più progetti.

Lunedì il tuo compito principale sarà "consegnare il progetto finale del logo al cliente X".

I tuoi tre compiti secondari sono: "abbozzare i concetti per il cliente Y", "aggiornare il portfolio online" e "inviare la proposta al cliente Z".

I cinque compiti più piccoli includono: "rispondere alle email dei clienti", "eseguire il backup dei file", "aggiornare il calendario", "pubblicare su Instagram" e "acquistare materiale per ufficio online".

Alla fine della giornata, Carla aveva completato il compito principale e gli altri quattro, sentendosi produttiva ma non esausta.

Esempio 2: Pianificazione per un padre di famiglia

João, padre di due figli e responsabile delle vendite, applica il metodo per conciliare lavoro e vita personale.

Il tuo compito principale è "preparare la presentazione per la riunione di vendita".

I tuoi compiti secondari sono: "esaminare il report sulle prestazioni del team", "programmare gli appuntamenti dal medico per i bambini" e "organizzare la cena di famiglia".

I compiti minori includono: "rispondere a email veloci", "acquistare biglietti del cinema", "confermare i viaggi scolastici", "pagare la bolletta della luce" e "organizzare i giocattoli dei bambini".

Grazie al metodo 1–3–5, John riesce a progredire sul lavoro e a mantenere l'armonia familiare.

Entrambi gli esempi mostrano le specificità del metodo.

Si adatta a profili diversi, dai liberi professionisti ai genitori impegnati, perché si concentra sull'essenza della produttività: fare meno, ma con più impatto.

La tabella seguente riassume i due esempi:

Profilo	Compito principale	Esempio di attività secondaria	Esempio di attività minore
Lavoratore autonomo	Fornire il design del logo	Concetti di schizzo	E-mail di risposta
Uomo di famiglia	Preparare la presentazione di vendita	Prenota un appuntamento medico	Acquista i biglietti del cinema

Suggerimenti avanzati per massimizzare il metodo 1–3–5

Per ottenere il massimo profitto da Metodo 1–3–5, è fondamentale allinearlo ai tuoi obiettivi a lungo termine.

Inizia stabilendo degli obiettivi settimanali che rispecchino le tue priorità più importanti.

Ad esempio, se il tuo obiettivo è avviare un'attività, il tuo compito quotidiano principale potrebbe essere correlato a passaggi concreti, come "scrivere un business plan" o "realizzare un prototipo di prodotto".

Questo obiettivo dovrebbe essere supportato anche da attività secondarie più piccole, come ad esempio "ricercare i fornitori" o "aggiornare i social media".

Questa connessione tra micro (attività quotidiane) e macro (obiettivi) è ciò che trasforma il metodo in uno strumento strategico.

Un altro consiglio è quello di utilizzare la tecnica del “time blocking” insieme al metodo 1–3–5.

Riservati specifici blocchi di tempo per il tuo compito principale, quando la tua energia è al massimo (di solito al mattino).

Ad esempio, dedica due ore ininterrotte al compito principale, 30 minuti a ciascun compito secondario e 10-15 minuti a quelli più piccoli.

In breve, questo crea un ritmo di lavoro che rispetta le tue capacità cognitive ed evita la procrastinazione.

Infine, siate flessibili ma disciplinati. Possono verificarsi eventi imprevisti e alcuni compiti potrebbero non essere completati.

In questo caso, rivalutare e trasferire ciò che è necessario al giorno successivo, ma non superare mai il limite 1–3–5.

La disciplina di svolgere solo compiti nuovi ogni giorno è ciò che garantisce l'efficacia del metodo.

Dopotutto, che senso ha una lista di cose da fare se riflette solo il caos invece di risolverlo?

Domande frequenti sul metodo 1–3–5

Domanda	Risposta
Cosa fare se ho più di 9 attività?	Stabilisci le priorità in modo incessante. Scegli i 9 più significativi e delega o rimanda il resto.
Posso usare il metodo in team?	SÌ! Ogni membro definisce i propri compiti (1–3–5), allineandoli agli obiettivi temporali.
Cosa succede se un'attività principale occupa l'intera giornata?	Suddividerlo in parti più piccole o adattare i compiti secondari e più piccoli.
Il metodo funziona per le attività personali?	Assolutamente. È l'ideale per conciliare lavoro, famiglia e hobby.
Come evitare la procrastinazione con il metodo?	Utilizza la suddivisione del tempo e inizia con l'attività principale quando sei più concentrato.

Conclusione

O Metodo 1–3–5 è più di una tecnica di produttività; è un modo per dare chiarezza e scopo alla tua settimana.

Concentrandoti su un compito principale, tre compiti secondari e cinque compiti più piccoli, creerai un sistema che rispetta i tuoi limiti e amplifica i tuoi risultati.

Grazie ad esempi pratici, come Carla e João, e a strategie avanzate, come il time blocking, il metodo si adatta a qualsiasi stile di vita.

In breve, ricordate questa statistica: il 901% dei manager spreca tempo a causa della mancanza di priorità.

Non far parte di questa statistica.

Adotta il metodo 1–3–5 e trasforma la tua settimana in una sinfonia di successi.