Meeting online: 4 consigli per renderlo più produttivo

Con la pandemia, molte aziende hanno dovuto cambiare il loro formato di lavoro in remoto, il che significa lavorare in ufficio a casa, tenere riunioni online senza dover recarsi fisicamente in un ufficio.

E anche dopo l'allentamento del distanziamento sociale, molte aziende continuano a utilizzare il modello di smart working o quello ibrido per garantire una maggiore produttività ai propri dipendenti.

Ma questi formati non sono produttivi al 100%, spesso durante una riunione online il dipendente può finire per distrarsi con tante altre cose che succedono a casa e non prestare molta attenzione a ciò che viene detto.

4 consigli per rendere più assertivo il tuo meeting online

Pensando a come risolvere i problemi che potrebbero presentarsi, abbiamo raccolto alcuni suggerimenti per rendere le riunioni più produttive e generare qualche risultato.

1 – Ordine del giorno della riunione

Indipendentemente dall'obiettivo della riunione, sarà necessario creare un ordine del giorno o uno script per garantire una maggiore concentrazione.

In questo documento dovresti trovare tutti gli argomenti che devono essere affrontati, con l'obiettivo di raggiungere una risoluzione, pianificare qualcosa o ristrutturare delle strategie.

Se possibile, condividilo con i partecipanti alla riunione online prima che inizi, in modo che tutti possano prepararsi, pensare a cosa dire e porre eventuali domande.

2 – Ora di inizio e fine

Impostare un orario di inizio e di fine per le riunioni online è una delle cose migliori che puoi fare.

Perché in questo modo nessuno è tentato di deviare dall'argomento, poiché ha un programma da rispettare.

Pretendere che l'orario venga rispettato durante la riunione online. Alcune aziende utilizzano sistemi di ricompensa in modo che i dipendenti arrivino sempre puntuali.

3 – Strumenti adatti

Siamo tutti d'accordo che questo strumento influisce sulla produttività di una riunione, giusto?

Dopotutto, non è possibile tenere una riunione online tramite una videochiamata WhatsApp; a parte i crash che si verificano sempre, il video e l'audio non sono buoni.

Quindi, se la tua azienda solitamente organizza molte conferenze online, sarebbe meglio investire in uno strumento come Zoom, Per cui o Streamyard.

Se però non si tratta di qualcosa di così comune, ma è comunque richiesto un certo livello di qualità, si può optare per strumenti gratuiti come GoogleMeet, Discord e la versione gratuita Zoom, che presenta diverse limitazioni.

4 – Coinvolgere tutti i partecipanti

A volte le persone possono sentirsi fuori posto o non partecipare abbastanza a una riunione, finendo per distrarsi e non prestare attenzione a ciò che conta davvero.

Oppure quando a una riunione partecipa qualcuno esterno all'azienda, è sempre necessario coinvolgere tutti nel processo decisionale, in modo che abbiano voce in capitolo e non vengano distratti dal contenuto.

Grazie a questi suggerimenti puoi trasformare la tua riunione online in un dibattito più produttivo che coinvolge tutti i partecipanti.

In questo modo, tutti possono esprimere la propria opinione, elaborare soluzioni creative ed efficaci per qualsiasi situazione e agire per rendere le strategie più assertive.