Reunião online: 4 dicas para deixá-la mais produtiva

Com a pandemia, muias empresas acabaram mudando seu formato de trabalho para o remoto, o que significa trabalhar em home office, fazer reunião online e não ter que se deslocar até um escritório fisico.

E mesmo depois da flexibilização do distanciamento social, muitas empresas continuam com o modelo home office ou híbrido para garantir melhor produtividade dos seus funcionários.

Mas esses formatos não são 100% produtivos, muitas vezes durante uma reunião online, o colaborador pode acabar se distraindo com tantas outras coisas acontecendo em sua casa e não prestar muita atenção no que é dito.

4 dicas para a sua reunião online ser mais assertiva

Pensando em resolver os problemas que podem surgir, separamos algumas dicas para que você tenha reuniões mais produtivas e que gerem algum tipo de resultado.

1 – Pauta para reuniões

Independente do objetivo da sua reunião, você vai precisar criar uma pauta ou roteiro para que se tenha um foco maior.

Nesse documento você deve ter todos os tópicos que devem ser abordados, com o objetivo de chegar em alguma resolução, planejar algo ou reestruturar estratégias.

Se possível, compartilhe com os participantes da reunião online antes que ela comece, assim todos podem se preparar, pensar no que falar e levar suas dúvidas.

2 – Horário de começo e fim

Definir um horário de início e fim para as reuniões online é uma das melhores coisas que você pode fazer.

Por que dessa forma ninguém fica tentado a desviar do assunto, já que tem um horário para cumprir.

Exija que durante a reunião online o horário seja respeitado, algumas empresas usam sistemas de premiação para que os seus colaboradores sempre cheguem no horário certo.

3 – Ferramentas adequadas

Todos podemos concordar que a ferramenta impacta na produtividade de uma reunião, não é mesmo?

Afinal, não tem como fazer uma reunião online numa vídeo chamada do WhatsApp, fora os travamentos que sempre acontecem, o vídeo e o áudio não são bons.

Então se a sua empresa costuma fazer muitas conferências online, o melhor seria investir em uma ferramenta como o Zoom, Whereby ou Streamyard.

Mas se não é algo tão recorrente, mas que ainda assim exige certa qualidade, é possível optar por ferramentas gratuitas como GoogleMeet, Discord e o Zoom gratuito, que possui várias limitações.

4 – Envolva todos os participantes

Algumas vezes as pessoas podem se sentir deslocadas ou não participar o suficiente de uma reunião, sendo assim ela acaba se distraindo e não prestando atenção no que realmente importa.

Ou então quando uma pessoa externa da empresa participa de uma reunião, é sempre necessário que você envolva todos nas tomadas de decisões para que eles tenham um lugar de fala e não se distraiam do conteúdo.

Com essas dicas você pode transformar a sua reunião online em um debate mais produtivo e que envolva todos os participantes dela.

Dessa forma todos podem opinar, trazer soluções criativas e eficazes para o que estiver acontecendo e atuar para que as estratégias sejam mais assertivas.